Cómo la IA está eliminando la presión de la administración del espacio de trabajo

En medio del cambio hacia maneras más flexibles de trabajar, la inteligencia artificial se convierte en la mano invisible que mantiene funcionando correctamente el espacio de trabajo de la era digital para los empleados y los Gerentes de instalaciones.

Con más personas que dividen su semana de trabajo en diferentes ubicaciones y que trabajan en horarios flexibles, las herramientas de IA que automatizan la toma de decisiones básicas y optimizan la experiencia del empleado tienen más demanda.

La IA ahora cuenta con varios usos potenciales, desde la maximización el uso del espacio de acuerdo a la demanda ocupacional diaria, como un diario o planificador de reuniones, o como la función de concierge, explica Tony Josipovic, Responsable Global de Producto, Planeación de Ocupación Dinámica de JLL.

“La IA imita una variedad de tareas y roles en el espacio de trabajo”, dice. “Esa interfuncionalidad apenas se comienza a entender”.

Las herramientas como VergeSense, que utilizan IA y sensores inteligentes para ayudar a la compañías a entender mejor cómo los trabajadores utilizan el espacio de oficina, generaron el año pasado USD 12 millones y recientemente añadieron a clientes como Cisco, Fresenius, Telus y Rapid7. Mientras tanto, GoSpace AI reúne información acerca de cómo se utiliza el espacio en tiempo real y puede hacer evolucionar escenarios como los que se desarrollaron durante el proceso de reasignación del espacio. Los escenarios que desarrolla GoSpace AI pueden maximizar rápida y fácilmente la conectividad en el espacio de trabajo, gracias a que realizan buena parte del trabajo pesado que históricamente realizaba un planificador.

“Ahora estamos en un ambiente de trabajo mucho más flexible que nunca, ya no estamos estáticos”, asegura Josipovic. “Existe un uso del espacio errático y menos predecible, así como mayor necesidad de velocidad y exactitud en la planeación de ocupación. Esto abre la puerta para el uso de la IA”.

Llevando la IA al siguiente nivel

Las aplicaciones de IA en el sector inmobiliario han estado restringidas durante algún tiempo debido a que los bienes raíces son “una clase de activo extremadamente complicado que crea diversos datos estructurados y no estructurados”, dice Matt Robertson, Director de Tecnología Regional de EMEA (Europa, Medio Oriente y África) en JLL

Pero las posturas respecto al uso de espacios de oficina y de datos para tomar mejores decisiones están cambiando. Por ejemplo, antes de la pandemia de Covid-19, la planeación del número de ocupantes en una oficina para un plazo determinado era relativamente sencilla.

“Había un patrón que permitía que los planificadores trabajaran con la empresa y asignaran el perfil de cómo los usuarios utilizarían el espacio durante un periodo de, digamos, tres meses”, afirma Robertson. “Pero ese tiempo de espera y la previsibilidad de cómo los usuarios equilibran el trabajo en la oficina y en otras ubicaciones han desaparecido, dejando muy poco tiempo de espera para planear de manera efectiva.

No obstante, añade, la IA apoya a los usuarios y planificadores en la planeación de la jornada laboral, ya que “informan al usuario que sus colegas habituales van a ir a la oficina, digamos, jueves, y viernes, y le pregunta al trabajador si también quiere estar ahí”.

“Eso mismo crea un nuevo problema de una demanda proliferante de espacio donde, nuevamente, la IA puede intervenir y apoyar la zona y el suministro general de planeación de espacios”.

En el futuro, los algoritmos de IA podrían incluso ayudar a los colegas a mantenerse conectados durante el trabajo remoto, deduciendo en qué están trabajando las personas y después haciendo las presentaciones digitales pertinentes con base en objetivos y temas comunes.

Sin embargo, la IA no solo se trata de mejorar la experiencia del cliente.

“La capacidad de saber exactamente cuántas personas se encuentran en la oficina y en qué momento, puede ayudar a minimizar el desperdicio de espacio y energía”, dice Mark Lofting, Director Sénior de EMEA (Europa, Medio Oriente y África) del espacio de trabajo y la estrategia de ocupación en JLL.

“Y más a largo plazo, esto puede aumentar la vida útil de un edificio, así como producir ahorros operativos. Se trata de determinar el tamaño adecuado de un activo con base en las necesidades del personal”.

Facilitando el cambio

De igual manera, la IA ha demostrado ser una herramienta valiosa para ayudar a las compañías a administrar los edificios tras bambalinas. Las tecnologías como AI Smart Eye pueden detectar situaciones anormales como objetos sospechosos, interrupciones de funcionamiento de elevadores o casos de incendios.

Y hay mucho más por venir. El año pasado, una encuesta de Gerentes de Instalaciones, Seguridad y TI que realizó la empresa de análisis Omdia encontró que 87 por ciento de los encuestados piensan que la IA se convertirá en un elemento necesario en la administración de los edificios inteligentes.

Los equipos de administración de las instalaciones ahora entienden las posibilidades de que la IA se involucre más en la administración de edificios y en el FDD (diagnóstico de detección de fallas), asegura David Whiteley, Director de Ventas y Soluciones en Integral, una compañía de JLL.

“La IA ayuda a que los clientes escuchen y entiendan las necesidades de un edificio, por ejemplo, la temperatura ambiente y el aire acondicionado”, afirma. “Se necesita tiempo, generalmente alrededor de dos trimestres comerciales, para que los sistemas comiencen a realmente aprender las estaciones. Sin embargo, una vez que se logra esta integración, el potencial de la IA en el FDD es significativo”.

Conforme la IA se vuelve más sofisticada, la adopción futura podría alterar más en las tareas tradicionales que desempeñan los equipos de administración de las instalaciones.

“Las funciones de minería de datos se pueden delegarse a la IA”, dice Whiteley. “Esto permite la creación de funciones más interesantes y optimizadas, y aleja la administración de las instalaciones del enfoque históricamente prescriptivo y basado en el tiempo”.

Por ahora, quizá la IA se encuentre en sus inicios pero, conforme los espacios de trabajo se vuelvan más digitales y las formas de trabajar sigan cambiando, el papel que desempeña en la administración espacios y personas seguirá creciendo. 

“Son momentos poco predecibles para el espacio de trabajo”, concluye Josipovic. “Pero lo que está claro es que con la IA, tanto para la administración de empleados como de instalaciones, la vida se vuelve más inteligente y más dinámica”.