No cometa este error común de planificación de ocupación

En un mundo de planificación de oficinas donde los asientos ya no equivalen automáticamente a las personas, las proporciones son importantes. Los cambios simultáneos hacia una mayor densidad en el lugar de trabajo y el uso compartido del escritorio desafían la noción de hace décadas de que "personas" y "asientos" son intercambiables para fines de planificación.

Cualquiera que haya estado involucrado en la planificación, el diseño o la construcción de una oficina, sin duda, se ha encontrado con la métrica más común de la industria de bienes raíces: la densidad del lugar de trabajo. Una medida engañosamente simple, la densidad generalmente se expresa en metros cuadrados de espacio asignado por persona ("metros cuadrados / persona") y comúnmente se usa para indicar el número de asientos presentes (o que pronto estarán presentes) en un lugar de trabajo, en relación con el área total.

Observe cómo dijimos que los metros cuadrados asignados por persona generalmente significan metros cuadrados por asiento.
¿Lo encontraste extraño o confuso?

Los cálculos erróneos de relación crítica se han vuelto comunes con la adopción del espacio de trabajo abierto, los esquemas de uso compartido del escritorio y la mayor asistencia diaria a la oficina. Estos pasos en falso pueden ser costosos si se sobre aprovisionan o subaprovisionan  recursos, ya que puede afectar la productividad y la experiencia de los empleados. Sin embargo, los arquitectos y diseñadores no siempre lo hacen bien.

Además de desafiar qué variables (asientos o personas) utilizamos en los cálculos de planificación del lugar de trabajo, las nuevas formas de trabajo también influyen en cómo esas variables impactan en nuestros proyectos. Desde muebles hasta tecnología y servicios y comodidades de construcción, proporciones tradicionales ya no se aplica

Un aumento en los programas de uso compartido de escritorio ha llevado a un cambio en el pensamiento acerca de cómo y dónde los trabajadores móviles deben guardar sus pertenencias personales y archivos confidenciales si ya no tienen cajones de escritorio con cerradura dedicados. La respuesta más común es instalar armarios de oficina. Pero, ¿cuántos necesitas realmente? La cantidad de casilleros necesarios para su proyecto puede variar según su estrategia de trabajo de la empresa y protocolos previstos. Por ejemplo:

• Como primer paso para implementar el uso compartido de escritorio en el futuro, puede optar por proporcionar casilleros al personal que aún tiene asientos asignados. En este caso, solo se requiere un casillero por asiento.
• Al proporcionar “casilleros diarios” para los trabajadores móviles, como la mayoría de los centros de acondicionamiento físico lo hacen para los miembros, solo necesita un casillero por persona que espera en la oficina en un día promedio.
• Al asignar casilleros permanentes al personal en un nuevo entorno de asientos compartidos, a menudo para aliviar el impacto del cambio en el lugar de trabajo, ahora necesita un casillero para cada persona asignada al entorno de asientos compartidos, independientemente de cuántos haya en la oficina cada día.

En los lugares de trabajo heredados, supondría que el departamento de TI proporcionaría un conjunto completo de escritorio por escritorio. Una estación de trabajo típica incluiría una computadora de escritorio, monitor (es), teléfono, auriculares y periféricos. Tradicionalmente, cada trabajador usaría el mismo equipo cada día.

En los lugares de trabajo modernos, particularmente aquellos con escritorios compartidos, se requiere de un enfoque mixto.

Por ejemplo, elementos fijos, como monitores de computadora, teclados y otros periféricos, teléfonos, estaciones de conexión para computadoras portátiles y periféricos (por ejemplo, mouse y teclado) se asignarán de acuerdo con el número de asientos individuales porque generalmente "viven" en un escritorio; Los trabajadores móviles generalmente no sienten un sentido de propiedad(pertenencia) por ellos. Por el contrario, muchas organizaciones proporcionan auriculares telefónicos personales para que los trabajadores móviles puedan superar sus problemas de salud e higiene. En una configuración de escritorio compartido, esto significaría que cada trabajador móvil asignado a esa oficina recibiría un auricular personal.

Las relaciones de estacionamiento tradicionales, a menudo expresadas como el número mínimo de espacios requeridos por cada espacio de oficina de 1,000 metros cuadrados (por ejemplo, "3 por 1000"), se ven acentuados por una mayor densidad de espacio de trabajo y programas de uso compartido de escritorio. Combinadas, estas prácticas aumentan el número de escritorios y personas en una oficina determinada diariamente. Como resultado, una compañía puede encontrar que no tiene suficientes espacios de estacionamiento después de años de tener demasiados.

Dependiendo de su situación, es posible que no pueda cambiar la oferta de espacios de estacionamiento asignados a su empresa, pero puede ser más inteligente al pronosticar la demanda. Al monitorear cuántos trabajadores están presentes en la oficina cada día, puede identificar las horas pico y buscar soluciones alternativas como viajes compartidos, servicios de transporte e incentivos de transporte público. Por supuesto, identificar la estrategia de utilización del lugar de trabajo adecuada para su organización tiene sus propios desafíos. 

No importa qué enfoque tome, está claro que simplemente asignar espacios de estacionamiento por densidad de asiento promedio ya no es compatible con los lugares de trabajo dinámicos de hoy. En cambio, es mejor centrarse en las personas y patrones de ocupación. 

Y en cuanto a estacionamiento, lo mismo aplica para baños y otras características de las instalaciones.

Para evitar cometer un error vergonzoso y potencialmente costoso, debe construir una cultura de conciencia, vigilancia y permiso dentro de los equipos de su proyecto. Considere la posibilidad de nominar a un "Revisor de proporción" para cuestionar los supuestos en todos los ámbitos y compartir públicamente ejemplos de dónde se detectaron pronto los posibles errores (por ejemplo, olvidar que todos necesitarán sus propios auriculares).

No sea tímido: la próxima vez que alguien le entregue un plano de planta con una métrica de densidad del lugar de trabajo calculada como pie cuadrado por persona, táchela. Escriba "Te refieres a los asientos" y envíalos de vuelta al tablero de dibujo. Tu programa de trabajo te lo agradecerá.