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¿Qué estrategia de utilización del espacio es adecuada para usted?

Los sensores no son la única (o la mejor) forma de controlar cómo funciona su oficina. Descubra qué enfoque para la supervisión de la utilización es mejor para su negocio.

30 de marzo de 2017

Decidir sobre la estrategia de monitoreo de utilización correcta podría ser lo que ayuda a que su lugar de trabajo (y su empresa) se destaquen de la multitud. Cuando tienes un conocimiento profundo sobre cómo funciona tu espacio de trabajo, obtienes un diseño más inteligente, personas más felices y un mejor uso de los recursos.

Desafortunadamente, muchas compañías encuentran que su inversión es contraproducente. Llevan a cabo estudios de sensores costosos e innecesarios que no cumplen con los objetivos comerciales, proporcionan información procesable o generan ahorros.

De acuerdo, al panorama confuso de las herramientas de monitoreo basadas en tecnología hace que sea difícil elegir. Pero no te dejes atrapar por el síndrome del objeto brillante. Su mejor opción para medir cómo trabaja su gente puede ser más sencilla de lo que piensa.

La clave es hacer coincidir el alcance de su solución con los objetivos de su negocio y las realidades de implementación.

Hay cuatro niveles de monitoreo de utilización. Elegir el adecuado para usted dependerá de la situación actual de su oficina y saber qué información necesita reunir para realizar las mejoras deseadas. Una cosa clave para recordar es caminar antes de correr. Sus técnicas de monitoreo crecerán junto con usted a medida que su estrategia espacial madure.

Nivel 1: Medición

  • Para quién es: empresas con oficinas que tienen un puesto asignado para cada persona y entornos más tradicionales. Es ideal si le preocupa la vacante de escritorio y oficina o el hacinamiento.
  • Herramientas a considerar: El ojo humano.
  • Para qué sirve: ¿Cuántas personas hay en un día determinado? ¿En un momento dado? ¿Cuánto de nuestro espacio se está utilizando? ¿Qué espacios son populares versus vacantes?

Nivel 2: Monitoreo

  • Para quién es: Las empresas que tienen una vacante mínima en un sentido tradicional de "nombres en los asientos", pero también utilizan algún nivel de uso compartido de escritorio. Es ideal cuando el uso diario de espacio de una persona se está volviendo menos importante, pero los planes de crecimiento pueden conducir a una sobre-ocupación.
  • Herramientas a tener en cuenta: sensores de escritorio permanentes, triangulación WiFi, datos de identificación del empleado.
  • Para qué sirve: ¿Cómo se está utilizando exactamente nuestro espacio actual? Si las personas pueden trabajar en cualquier lugar, ¿dónde trabajan realmente? ¿Qué espacios se utilizan más? ¿El menos? Y así, ¿qué necesitamos más o menos?

Nivel 3: manipulación pasiva

  • Para quién es: Empresas cuyas oficinas están comenzando a reaccionar inteligentemente a los encuentros de personas con el espacio. Los niveles de calefacción e iluminación cambian cuando alguien entra o sale de una habitación, los letreros en el exterior de las habitaciones muestran si están disponibles o no, etc.
  • Herramientas a considerar: Sistemas avanzados de gestión de edificios, balizas, sensores de iluminación, estrecha colaboración con TI.
  • Para qué sirve: ¿Cómo podemos hacer que nuestro espacio sea más conveniente para nuestra gente? ¿Qué cambios podemos hacer, aparentemente en el fondo, para que nuestra gente se sienta más cómoda? ¿Cómo podemos dar forma a nuestra oficina para anticipar y adaptarnos a sus necesidades, para que no tengan que preocuparse por eso?

Nivel 4: manipulación activa

  • Para quién es:  Empresas con oficinas conectadas y dinámicas. Su gente es móvil, tanto dentro como fuera de la oficina. Se mueven por la oficina y utilizan el espacio que mejor les convenga en cualquier momento, y manipulan activamente esos entornos para que se adapten mejor a sus necesidades en tiempo real.
  • Herramientas a considerar: Ubicación en tiempo real y datos de redes sociales, aplicaciones móviles.
  • Para qué sirve: ¿Cómo podemos empoderar a nuestra gente para aprovechar al máximo su espacio, y el espacio que los rodea, en cualquier momento? ¿Cómo pueden trabajar en un entorno de oficina para mejorar su experiencia, ya sea que estén en la oficina o no? Piense en Nest para su oficina.

¿Qué nivel de utilización se parece más a su organización? El enfoque "correcto" cambiará a medida que evolucione la estrategia de su lugar de trabajo. Llegando a la solución correcta en este momento solo requiere un poco de autoconciencia organizacional. ¿Por qué necesitas los datos? ¿Qué puedes pagar? ¿Y cómo se utilizarán los datos? Limite su alcance y seleccione las soluciones que tengan sentido para sus objetivos y se ajusten a su presupuesto. Una vez que comprenda cómo los empleados realmente usan el espacio, puede adaptarlo a su jornada laboral y hacer un mejor caso para el cambio.

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