¿Cómo regresar a los espacios laborales en la nueva normalidad?

En este complejo proceso intervienen diferentes grupos de espectadores: el gobierno, los propietarios de oficinas o edificios, los usuarios e individuos; cada uno con diferentes puntos de vista y decisiones.

Sin embargo y pese a las diferentes expectativas que existen, lo que es seguro es que el reingreso no es una actividad corta que se lleve a cabo y termine en una nueva monotonía, sino que en realidad es un proceso largo que incluye diversas etapas con puntos esenciales a considerar en cada una de ellas.

Arturo Bañuelos, Director de Administración de Proyectos y Desarrollos de JLL comenta: “estamos conscientes que cada empresa u organización tiene un proceso de reingreso específico con circunstancias únicas para cada una de ellas. Es por ello que, como expertos en asesoramiento y reconfiguración de espacios, hemos creado una guía para ayudar a más empresas a ejecutar un reingreso eficaz y exitoso”.

La guía de JLL consta de tres pilares enfocados en "re", invocando un sentido de "empezar de nuevo":

(Re)activar el espacio

Basado en cómo y cuándo las personas deben comenzar a regresar al espacio laboral, cómo se restructurará el uso de las instalaciones al tiempo que se equilibra la salud y la seguridad.

En el reingreso a los espacios de trabajo, la sana distancia es un hábito que persistirá, será un nuevo estilo de vida que dará paso a la nueva configuración en el uso de los espacios, mismos que se volverán más personales.

Los dueños de empresas y edificios deberán acatar las indicaciones de las entidades gubernamentales y de salud, practicar rigurosos procedimientos de salud, utilizar la tecnología de nuevas maneras, entre otros. Asimismo, cada empresa conforme a su capacidad necesitará procesos flexibles en entornos seguros que garanticen la salud física, mental y emocional de sus colaboradores, así como la eficiencia en la productividad de tareas.

Respecto a los nuevos comportamientos organizacionales es necesario mantener informados a los colaboradores sobre los nuevos protocolos de limpieza y las reuniones en las áreas comunes. De igual forma, el acomodo de los muebles de oficina deberá ser replanteado de tal manera que se permita una sana distancia entre cada colaborador, limitando el uso de los escritorios compartidos.

En este punto la tecnología juega un papel importante ya sea para automatizar todos los mecanismos de entrada y salida al edificio con el fin de evitar el contacto en cosas como las botoneras de los elevadores, manijas, controles de acceso, entre otros, así como para llevar toda la operación de manera remota al lugar desde donde se encuentre laborando cada colaborador.

(Re)spetar la salud y el bienestar

Garantizar la seguridad y la salud de los empleados, inquilinos y visitantes.

Los nuevos protocolos de higiene que se implementen en los espacios laborales, deberán transmitir seguridad y bienestar a los colaboradores, lo que impactará positivamente en la productividad y en el día a día de la Nueva Normalidad. Para lograrlo es fundamental que se tomen medidas para ajustar y comunicar las expectativas que se tienen respecto a las nuevas normas y comportamientos.

En caso de contar con áreas recreativas, centros de servicios, centros de conferencias, gimnasios, duchas, áreas para los lockers, entre otros, se recomienda un uso restringido o limitado.

Se deberán comunicar claramente los requisitos de salud para ingresar a los espacios laborales y tomar precauciones al dar la bienvenida a los empleados y visitantes, tales como la toma de temperatura, recopilación de datos sobre historial de viajes y/o presencia de síntomas relacionados a COVID-19 u otra enfermedad.

Los equipos de protección individual es un punto que debe prepararse con anticipación para evitar problemas de desabasto que impidan el acceso y permanencia correcta de los colaboradores. Esto también permitirá entregar un kit de bienvenida a la fuerza laboral con información relevante sobre protocolos actualizados para el distanciamiento social, la etiqueta respiratoria y otras normas nuevas del espacio de trabajo, así como elementos esenciales posteriores a la pandemia.

(Re)vitalizar las operaciones del lugar de trabajo

Preparar propiedades y espacios de trabajo para un reingreso seguro y productivo en cumplimiento de nuevos protocolos.

Como Albert Einstein dijo, toda crisis representa una oportunidad, y la actual pandemia no es la excepción. Para los propietarios de bienes raíces y para los ocupantes, esta situación puede representar una oportunidad para adaptar sus recursos y crear el lugar de trabajo del futuro que sea seguro, flexible y se adapte a los nuevos protocolos.

Ya con el regreso de la fuerza laborar a los lugares de trabajo se deberá contar con mecanismos que permitan la comunicación en ambos sentidos, es decir, que los empleados se encuentren informados de los nuevos protocolos que deben acatar y actualizados de cualquier cambio, al tiempo que también puedan transmitir inconformidades sobre la nueva normalidad en el área laboral.

Asimismo, se deberán realizar inspecciones de funcionamiento más rigurosas y mantenimiento continuo del aire acondicionado, sistemas de agua, alcantarillado y residuos, sistemas de contra incendios, entre otros. Lo anterior con el objetivo de asegurar la salud y el bienestar de los presentes en los espacios laborales.

Finalmente, en temas de limpieza se deben acatar protocolos mejorados con énfasis en espacios comunes de alto tráfico y contacto, de tal manera que se minimice el riesgo de propagación de gérmenes. Para ello se deberá de tener en cuenta la frecuencia y el alcance de dichos protocolos.

En conclusión, la planeación de acciones y respuestas ante posibles contingencias es un recurso con las que todas las empresas deben de contar y las que aún no lo tengan, deben comenzar a incorporar dichos conocimientos a la continuidad del negocio, menciona Bañuelos.

Es así que, para enfrentarnos al reingreso en la Nueva Normalidad, es vital no perder de vista la idea de que el futuro no es como se esperaba, sin embargo, es un parteaguas para reimaginar y reorganizar los planes empresariales a corto y mediano plazo.