Cómo la tecnología mejora la gestión de facilities management
Sensores y softwares combinados traen los datos necesarios para hacer una gestión más inteligente de los servicios, desde la recepción hasta la limpieza.
Quien está al tanto de las novedades del sector de real estate ya debe haberse encontrado con la palabra proptech, "prima" de las ya conocidas fintech, healthtech y greentech, que se refieren a nuevas tecnologías en finanzas, salud y sostenibilidad, respectivamente.
Proptech es la fusión de los términos "property" (propiedad) y "technology" (tecnología) y trae una nueva perspectiva a la industria de bienes raíces: utilizar la tecnología para optimizar procesos de compra, venta, alquiler y gestión de inmuebles y recopilar datos que agreguen inteligencia a esas operaciones.
Un ejemplo famoso en este mercado es Airbnb, pero bajo el paraguas de proptech también hay soluciones para CRE (Commercial Real Estate). Se llaman CRETech, enfocadas en mejorar la gestión de inmuebles comerciales – incluso en el sector de Facilities. "La tecnología permite a los gerentes hacer mejores análisis sobre la ocupación del espacio, la eficiencia de los servicios y el control de activos para tener más consistencia en las decisiones", afirma Marcelo Mendes, líder de Productos e Innovación de JLL Technologies.
¿Qué hay de nuevo en proptech para la gestión de facilities?
En Latinoamérica, ya están disponibles algunas soluciones de proptech para automatizar las demandas de facilities con la ayuda de sensores y software que recolectan la informacion en tiempo real y generan notificaciones inmediatas de ocurrencias, por ejemplo.
Esta información se utiliza para generar informes analíticos que abarcan todos los KPI importantes para la empresa. "Los datos muestran con precisión, por ejemplo, la eficiencia de los proveedores de servicios o la necesidad de ocupar más o menos espacio en el edificio", ejemplifica Lívia Lourenço, gerente de Facilities e embajadora de la Comunidad de IFM Brasil en JLL.
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de funcionalidades que optimizan la gestión de facilities.
Reserva de salas online
Esta es una función básica del sistema, que permite al empleado reservar las salas de reuniones por computadora o celular. Los sensores instalados en el sitio también muestran si la sala está siendo infrautilizada y si hay aglomeración. El software puede ser programado hasta cancelar la reserva de alguien quien está demasiado atrasado. "El sistema ya viene habilitado para el usuario final. El equipo de Facilities no necesita quedarse para cuidar si alguien hizo la reserva o no", dice Marcelo.
Limpieza inteligente del baño
Los Sensores de presencia "cuentan" la cantidad de personas que ingresan al baño. Cuando detectan mucho tráfico, el software alerta o es responsable de la limpieza para verificar si es necesario reponer productos o desinfectar el sitio. "Eso alivia el trabajo de los supervisores. Si los baños están siendo poco utilizados, los empleados de limpieza pueden ser asignados para hacer otro servicio", señala Livia. "También hay opciones para alentar al usuario a opinar sobre el estado del baño o hacer una llamada in situ. La información va directamente al administrador de la limpieza”.
Checklist por código QR
En lugar de usar portapapeles, los supervisores pueden hacer la lista de verificación del baño por código QR, usando el smartphone para seleccionar lo que se debe hacer en cada uno y abrir, en el situ, una orden de servicio para el líder o encargado de la limpieza en el piso cuando sea necesario. "Esto agiliza enormemente la limpieza. Esto les da la sensación a los usuarios de que tienen a alguien quién está cuidando este proceso," dice Livia.
Llamadas por app
El software de facilities puede ser integrado al sistema que la empresa ya utiliza para que los empleados gestionen llamadas por el ordenador o por el celular. "En lugar de llamar al área de mantenimiento, el empleado informa por el celular que una silla se rompió o que el aire acondicionado está desregulado", señala Marcelo. Esa orden de servicio va a tiempo para el líder de mantenimiento, que manda un equipo para ejecutar el servicio solicitado con más agilidad.
Liberación del molinete por el celular
Para evitar colas en la recepción, los visitantes pueden tener acceso al edificio utilizando el celular. Después de informar la hora de entrada y salida y el nombre del empleado a visitar (y en qué piso estaá), el visitante aprobado por la compañía recibe un correo electrónico con un código QR que libera su entrada. Al llegar al edificio, sólo tiene que utilizar el celular para pasar el molinete. "Muchos edificios ya han quitado esta tarea a los recepcionistas, que se centran en la atención más personalizada o en la recepción de entregas", dice Livia.
Optimización del mantenimiento
Con un celular en la mano, el líder de mantenimiento realiza el seguimiento de la lista de verificación predeterminada y abre órdenes de servicio en situ cuando encuentra problemas. Los datos generados apuntan al gestor de Facilities si las metas del área son satisfactorias y muestran los puntos ciegos del mantenimiento. "El gestor puede evaluar si el proveedor de los servicios está trabajando con eficiencia y en el tiempo estipulado de atención y hasta dónde es necesario revisar las preventivas porque hay más llamadas y ordenes de servicio", señala Marcelo.
Limpieza puntual de la alfombra
La suciedad inesperada en la alfombra puede ser limpiada a tiempo (y de manera correcta) por los encargados de la limpieza. Con un celular a mano, toman una foto del problema y la aplicación registra la ubicación exacta y el tipo de suciedad para indicarles cuáles son las esponjas y los productos ideales para limpiar la alfombra y cuál es el mejor momento para la operación. "La información queda registrada para el gestor de Facilities, que mantiene la alfombra siempre higienizada y tiene un informe registrado para evaluar donde hay más o menos necesidad de esa limpieza específica", señala Livia.
