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Por qué se están lanzando programas piloto de lugar de trabajo híbrido

Las empresas empiezan gradualmente a probar qué es lo que funciona para los empleados

17 de agosto de 2021

Las empresas están lanzando programas piloto para probar nuevas formas de trabajo, un esfuerzo dirigido a aprender lo que funciona mejor antes de invertir en nuevos conceptos de lugar de trabajo en todos sus portafolios de bienes raíces.

El objetivo es averiguar qué funciona en determinadas regiones o dentro de múltiples grupos empresariales antes de implementarlo a mayor escala.

"Las organizaciones progresistas prueban las opciones de lugares de trabajo híbridos", dice Peter Miscovich, Director General de Estrategia + Innovación, de la Consultoría de JLL. "Las empresas líderes quieren probar, aprender y adaptarse con múltiples conceptos de lugar de trabajo híbrido; luego, estas organizaciones pueden trabajar sobre cómo escalar los programas de lugar de trabajo híbrido más efectivos para sus empleados a largo plazo”.

Por ejemplo, la división de comercio y servicios compartidos de la editorial Pan Macmillan anunció su propio piloto de "modelo de trabajo híbrido y fácil de usar a distancia" en el que los empleados cuyo trabajo se puede hacer de forma remota pueden "elegir el número de días por semana que trabajan en la oficina o elegir trabajar de forma totalmente remota”. Aquellos que trabajan en persona tres o más días a la semana recibirán asientos asignados. Una compañía importante de tecnología comenzará un programa piloto a finales de este año llamado "Retail Flex" con un pequeño número de empleados que generalmente trabajan en sus tiendas. El piloto permitirá a los empleados trabajar algunas semanas en la ubicación de su tienda minorista y otras semanas de forma remota. Cuando están en casa, esos trabajadores se encargarán de las ventas en línea, el servicio al cliente y el soporte técnico.

Probando: 1, 2, 3

El trabajo híbrido puede requerir nuevas tecnologías y un comportamiento colaborativo, por lo que comenzar a pequeña escala puede ayudar a las empresas a ver qué funciona y qué no, dice Ram Srinivasan, Director General de Consultoría de JLL.

"Al trabajar con el equipo de liderazgo de un cliente recientemente, encontramos reticencias a las inversiones cuando se trataba de híbrido", dice Srinivasan. "Realizamos una sesión de prueba rápida para revisar 'reuniones híbridas' con algunos miembros del equipo en la oficina, otros virtuales. Lo que se hizo evidente fue que sin la tecnología adecuada la colaboración no era efectiva. La necesidad de inversiones se hizo evidente”.

El resultado de un piloto no es "éxito o fracaso", sino en el aprendizaje, los datos que genera el piloto y las lecciones aprendidas a través del proceso.

“No nos equivoquemos, esto no se hace una vez y ya", dice Srinivasan. "Algunos pilotos tendrán más éxito que otros, equipos e individuos aprenderán tanto del éxito como del fracaso. Aquellas organizaciones que hagan el cambio hacia una mentalidad de aprendizaje encontrarán más fácil la transición hacia lo híbrido”.

Las herramientas de medición son fundamentales para evaluar el impacto, dice Miscovich. Pero primero, las empresas deben decidir la estrategia piloto para el lugar de trabajo híbrido y comenzar con los pasos clave para probar, aprender y luego adaptar.

El trabajo inicial consiste en entender lo que los empleados realmente quieren. La detección de empleados con encuestas mensuales o quincenales sobre el pulso de los empleados garantizará que las estrategias propuestas estén alineadas con sus deseos/necesidades. La detección continua de los empleados ayudará a ver cuál es la reacción a lo que se está probando.

(Justin Sullivan / Getty Images)

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“Las encuestas a los empleados son esenciales para ayudar a identificar claramente las diversas personas y comportamientos que definirán su experiencia dentro de los programas de trabajo híbridos", dice Miscovich.

Un programa piloto híbrido en el lugar de trabajo "persona" puede definirse como un perfil particular de comportamiento que es único para la agrupación particular de empleados. Por ejemplo, una persona puede describirse como persona "centrada en la oficina" para aquellos empleados que desean pasar más tiempo en el entorno de la oficina corporativa, tal vez cuatro días a la semana trabajando dentro del entorno de trabajo físico de la oficina corporativa.

Después de obtener una comprensión de las diversas “personas” en el lugar de trabajo, las empresas pueden comenzar a desarrollar mapas de viaje de los empleados que resaltan cómo se comportarán estas diversas personas y grupos de empleados en varios entornos de trabajo dentro de sus horarios de actividades laborales diarias, semanales y mensuales, dice Miscovich. Este proceso ayuda a identificar las "brechas" para los elementos adicionales del programa del lugar de trabajo que pueden necesitar ser agregados, reducidos, modificados y refinados para una mayor expansión del programa del lugar de trabajo híbrido a escala.

Una vez que se ha completado un "análisis de brechas", las empresas pueden evaluar la mejor manera de organizar e introducir los nuevos elementos innovadores de "diseño híbrido del lugar de trabajo" para agregar a la oficina física.

Estas pueden incluir "zonas tranquilas" donde no tendrían lugar los teléfonos de altavoces o las discusiones de colaboración activas para garantizar un silencio completo para el pensamiento profundo y la atención plena; salas de reuniones digitales que permiten varias sesiones de colaboración híbrida entre los empleados en la oficina con sus miembros remotos del equipo; áreas de colaboración abiertas que se pueden configurar fácilmente para la colaboración ad-hoc del equipo; y áreas de socialización de empleados que apoyarán el encuentro entre los empleados con la provisión de servicios tales como comida, áreas de ejercicio, salas de meditación, áreas de reunión de equipos grandes para reuniones multitudinarias.

Las empresas pueden considerar varios elementos del programa de prueba para garantizar el éxito del piloto híbrido en el lugar de trabajo. Estos elementos incluyen proporcionar a los empleados con asignaciones monetarias para la configuración de mobiliario de oficina en casa; proporcionar a los empleados tecnología para trabajo remoto y soporte de telecomunicaciones y proporcionar a los empleados capacitación para la gestión de riesgos de trabajo remoto y las prácticas líderes de ciberseguridad.

"La mayoría, si no todos los empleadores, se enfrentan actualmente a una escasez de mano de obra calificada", dice Miscovich. "Si bien estos programas piloto de lugares de trabajo híbridos a menudo nacen por necesidad, también pueden ayudar a crear el lugar de trabajo flexible deseable y "magnético" del futuro. Los programas piloto evolutivos de lugar de trabajo híbrido ayudarán a atraer el talento esencial que será crítico para el rendimiento empresarial y el éxito financiero a largo plazo”.