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Cómo crear un presupuesto de construcción

Seguir un enfoque sistemático en la creación de presupuestos aumenta la probabilidad de variaciones menores durante la fase de ejecución de proyectos de construcción.

02 de octubre de 2023

Aditya Desai

Executive Director and Head, Investor Solutions

Ya sea una obra nueva o una remodelación, los proyectos de construcción tienden a ser únicos, grandes y complejos. Lo mismo se puede simplificar desglosando el proceso en un enfoque paso a paso. Seguir un enfoque sistemático y robusto en la creación de presupuestos aumenta la probabilidad de variaciones menores durante la fase de ejecución.

Una de las etapas más cruciales de la fase previa a la construcción es crear un presupuesto para el proyecto. El presupuesto del proyecto es el motor que impulsa la financiación de tu proyecto. Es un instrumento para controlar los costos del proyecto. Como parte de tu plan de proyecto, actúa como una línea de base para medir su rendimiento a medida que recopila los costos reales una vez que se ha iniciado el proyecto.

¿Por qué necesita un presupuesto de construcción?

Un presupuesto de construcción incluye estimaciones de proveedores, vendedores y subcontratistas y, a su vez, ayuda a anticipar el costo total de un proyecto. Además, analiza proyectos anteriores, que son de naturaleza similar, para estimar el costo y la duración del nuevo proyecto.

En la mayoría de los casos, un presupuesto de construcción determina varias cosas, como la naturaleza y el grado de los recursos que se emplearán en el proyecto. Afectan desde el nivel de cualificación de los recursos hasta el número de recursos permitidos, la marca de los bienes de capital, como la maquinaria, y también la marca y el grado del material utilizado. Un presupuesto bien diseñado puede ayudar a gestionar los costos con eficacia, garantizando que el proyecto se mantenga en la senda prevista y evitando que lo imprevisto lo haga descarrilar.

Engineers are meeting and pointing to new construction sites, Engineering tools and construction concept.

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¿Cuáles son los pasos involucrados en la creación de un presupuesto para un proyecto de construcción?

Un presupuesto inteligente está minuciosamente planificado de antemano para permitirle tener la máxima productividad y eficiencia mientras mantiene controlados los gastos generales. Para crear un presupuesto inteligente, sigue los pasos que se mencionan a continuación:

Paso 1: Identificar a las partes interesadas

El primer y más importante paso al iniciar un ejercicio presupuestario es identificar a las partes interesadas del proyecto. Esto ayuda al equipo a comprender qué partes pueden contribuir a la especificación del proyecto/producto y a la aceptación de los resultados durante la duración del proyecto. Una reunión para conocer su implicación, influencia e impacto servirá de base para el siguiente paso, clave para un plan de costos preciso.

Paso 2: Determinar los requisitos del proyectos

El paso clave para presupuestar los gastos es determinar todos los requisitos del proyecto. Esto debe obtenerse de las partes interesadas identificadas (tanto externas como internas). Esto incluye definir el alcance del trabajo, identificar las especificaciones de los materiales, estimar el número y la cualificación de la mano de obra requerida. El tipo de metodología prevista, las expectativas de calidad y los posibles riesgos asociados. Comprender la metodología empleada para lograr el producto final también ayuda a comprender los desafíos y requisitos operativos junto con los costos asociados. Estudiar proyectos similares y sus presupuestos es una excelente manera de comenzar a desarrollar su presupuesto. En esta etapa, también es importante tener en cuenta los permisos, autorizaciones, requisitos medioambientales o de seguridad, ya que pueden ser necesarios en etapas futuras y pueden tener un impacto en el costo. Hay que tener en cuenta los supuestos en los que se basa cada uno de estos requisitos para poder actualizar la base de referencia en caso de que cambien las circunstancias.

Paso 2: Estimar los costos

Una vez que se han determinado los requisitos del proyecto, el siguiente paso es estimar los costos. Esto implica desglosar el proyecto en sus diversos componentes, como materiales, mano de obra, equipo, inflación y permisos. En esta fase, se sugiere ser lo más detallado posible al estimar los costos, y tener un colchón para tener en cuenta cualquier contingencia o gasto inesperado, como mejoras de diseño o materiales, fallos o averías de equipos y herramientas, accidentes, riesgos y casos de fuerza mayor. Dependiendo de la envergadura del proyecto, puede considerarse la posibilidad de crear un fondo para imprevistos. Sin embargo, al atender una contingencia, uno debe ser prudente y evitar un factor de seguridad inflado.

Paso 3: Priorizar los gastos

Después de estimar sus costos, es importante priorizar los gastos en función de los requisitos del proyecto y los recursos disponibles. Esto implica determinar qué gastos son esenciales y cuáles pueden diferirse o eliminarse. Los costos del proyecto se dividen en dos categorías comunes: costos duros y blandos. Los costos duros abarcan la construcción física real de un edificio, la obra y el paisaje, mientras que los costos blandos son menos evidentes porque a menudo son invisibles. Priorizar los gastos ayuda a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y que los fondos se asignen adecuadamente.

Paso 4: Crea un cronograma

La creación de un cronograma implica determinar el calendario del proyecto e identificar los hitos clave. Una vez bloqueado el presupuesto, también se tiene una idea de las secciones del proyecto necesitan más atención y tienen un costo más elevado. Sin embargo, a lo slargo del proceso es importante tener en cuenta cualquier dependencia o restricción, como las condiciones climáticas o los tiempos de entrega de materiales. Este ejercicio también ayuda a tener claridad sobre el flujo de efectivo requerido para el proyecto. El calendario debe ajustarse a la estrategia de financiación prevista por la organización.

Paso 5: Supervisar el progreso

Junto con la planificación, también es necesario monitorear su progreso a lo largo del proyecto. Esto implica controlar los gastos, evaluar los avances con respecto a los hitos e identificar cualquier problema que pueda afectar al cronograma o al presupuesto del proyecto. Una supervisión periódica ayudará a garantizar que el proyecto se mantiene en el buen camino y que se puedan hacer los ajustes necesarios de manera oportuna.

Aunque la elaboración de un presupuesto para un proyecto de construcción requiere mucha planificación, también hay que estar preparado para los distintos tipos de imprevistos que puedan surgir. Desde los costos fluctuantes de las materias primas y la mano de obra, hasta las condiciones geopolíticas y económicas en constante cambio, se ha vuelto imperativo tener en cuenta varios factores. Pero, siguiendo los pasos mencionados anteriormente, se puede garantizar que el proyecto siga su curso y se ajuste al presupuesto, y que el equipo esté mejor preparado para gestionar los retos.

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