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Cómo hacer feliz a su CFO con su cartera

Optimizar el uso de la oficina puede ahorrar hasta $ 1 millón en gastos operativos anuales en una cartera de tres millones de piés cuadrados

Con la fuerza laboral fluida de hoy y los mercados impredecibles, cada vez es más difícil y al mismo tiempo importante para las empresas comprender el tamaño ideal de oficina para sus operaciones.

Dado que la mano de obra y los bienes inmuebles son los dos mayores gastos en los balances de la mayoría de las organizaciones, el espacio de oficina de tamaño incorrecto no solo generará desperdicio de espacio y costos de alquiler, sino que también puede afectar los niveles de productividad. perjudicando los resultados finales.

Entonces, ¿qué puede hacer para reducir el exceso y reportar mejores números a su CFO?

Identificando la cantidad ideal de espacio

Según Jeremy Doherty, gerente regional de Planificación de Ocupación en JLL Asia-Pacífico, la optimización de la cartera ayuda a proporcionar el espacio adecuado en el momento adecuado para satisfacer las necesidades continuas y cambiantes de una empresa.

Según los cálculos de JLL, la optimización del uso de la oficina puede ahorrar hasta $ 1 millón en gastos operativos anuales en una cartera de tres millones de piés cuadrados. Al llevar a cabo adecuadamente la planificación de ocupación, algunos clientes firmaron contratos de alquiler con espacio reducido en hasta un 20% de lo que habían planeado originalmente, dice Doherty.

La definición de la cantidad ideal de espacio es diferente para todas las empresas debido a los diferentes patrones y comportamientos de trabajo. La fuerza laboral moderna también es fluida debido a estrategias alternativas en el lugar de trabajo, como la oficina en el hogar, el trabajo colaborativo y las horas flexibles. Los eventos a largo plazo, como fusiones y adquisiciones, desinversiones y expansiones, también afectarán los requisitos de espacio.

Su gente será lo más productiva posible si tienen la combinación adecuada de ambiente de trabajo. Un espacio reducido puede ser perjudicial para la productividad, mientras que demasiado espacio puede provocar letargo e impactar negativamente en la imagen de la empresa.

En medio de los rápidos cambios tecnológicos, la proporción de espacio por empleado a tiempo completo ya no es una medida adecuada para el lugar de trabajo actual.

“Comprender el espacio ideal que se necesita no se trata solo de metros cuadrados por persona o la cantidad de estaciones de trabajo que pueden caber en el piso; también es lo que haces con ese espacio; cómo delimitar zonas de trabajo; y asigne con precisión el número de estaciones de trabajo proporcionadas frente a configuraciones de trabajo alternativas ", explica Doherty. Los mismos principios se aplican a las salas de reuniones: cómo se usan las salas y cuántas personas en un momento dado, agrega.

Abordar las necesidades y objetivos comerciales

Determinar la cantidad correcta de espacio es comprender las necesidades y los objetivos de su negocio. Un proceso de recopilación de información de arriba hacia abajo debe comenzar en el nivel C-suite. Cualquier iniciativa que no incluya inteligencia de los riesgos de más alto nivel falla debido a la falta de información. Por ejemplo, una renovación del sitio, o una reconfiguración del espacio de trabajo para mejorar la colaboración, puede no ser prudente si se planifica un ejercicio de consolidación.

Además de los ejecutivos de C-suite y los líderes corporativos de bienes raíces, la optimización de la cartera requiere un núcleo de planificación que incluya varios grupos de partes interesadas, como representantes de unidades de negocios, recursos humanos y el departamento financiero. La participación de las partes interesadas relevantes ayudará a garantizar que las estrategias desarrolladas reflejen las necesidades de toda la organización.

Las soluciones de planificación de ocupación no deben derivarse únicamente de los requisitos actuales. Las empresas también deben evaluar los objetivos comerciales y las formas de apoyar al equipo si el número de empleados aumenta o disminuye. Esta planificación estratégica ayudará a evitar costos y gastos generales adicionales, además de minimizar la interrupción de los empleados

Desarrollo de planificación de ocupación

Al comenzar la planificación de la ocupación, tenga en cuenta la oferta y la demanda de los factores involucrados. La oferta es su propio espacio inmobiliario alquilado, mientras que la demanda se mide en personas, herramientas y procesos utilizados para realizar el trabajo.

La contratación de un planificador de ocupación experimentado simplificará este proceso, ya que pueden ayudar en la recopilación y validación de los siguientes conjuntos de datos para desarrollar escenarios que le permitan tomar decisiones de cartera más rápidas y seguras.

Los datos de la oferta * incluyen

  • Información sobre capacidad, población y disponibilidad.
  • Informes de uso de lo que se sabe sobre el espacio ocupado.
  • Proyectos en curso que afectarán las especificaciones actuales.
  • Opciones de vencimiento y renovación de alquileres

Las fuentes de demanda ** incluyen

  • Inteligencia sobre las próximas iniciativas empresariales recopiladas de C-Suite
  • Información comercial diaria de las unidades comerciales locales.
  • Datos sobre el número de empleados de organizaciones financieras.
  • Información actual sobre reclutamiento de recursos humanos

Posibles escenarios

Con los datos anteriores, puede desarrollar diferentes escenarios espaciales con explicaciones y planes de acción que cubren:

  • Punto de equilibrio en la capacidad de un espacio
  • Ejercicios de reducción de costos / prevención de costos
  • Posibles proyectos de optimización.
  • Estrategias conservadoras o agresivas para acomodar los cambios de predicción.

Utilizando las mejores prácticas y manteniendo actualizados los datos de población y espacio, puede ejecutar con precisión la planificación de escenarios e identificar oportunidades para ejercicios de consolidación y optimización.

La optimización de la cartera debe ser un proceso continuo. "A medida que los datos se vuelven más disponibles en una variedad de formas, se aplican de manera inteligente a través de influencias cuantitativas y cualitativas", dice Doherty. "Este esfuerzo permite a las empresas dar forma a sus carteras para apoyar plenamente los objetivos comerciales y al menor costo posible".

* La oferta es el espacio inmobiliario propio o arrendado de la empresa

** La demanda se mide en personas, herramientas y procesos utilizados para hacer el trabajo.

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