La gestión de instalaciones ahora es digital

Nuevas tecnologías y disrupciones están afectando la forma en que muchas empresas conducen sus negocios. Una encuesta global del MIT Sloan Management Review en colaboración con Deloitte de 2015, reveló que casi el 90% de los encuestados creía que las tendencias digitales van a cambiar sus sectores de manera significativa o moderada.

Con estos cambios transformando la forma en que las empresas utilizan sus inmuebles, el desarrollo de nuevas estrategias y habilidades es fundamental para los equipos de Gestión de Instalaciones (FM). Sin embargo, muchos siguen mal equipados y poco preparados para el entorno de trabajo cambiante y los desafíos que lo acompañan. Por ejemplo, una retroalimentación que muchas veces escuchamos de los gerentes de instalaciones es que no tienen la experiencia y el conocimiento para usar el análisis de datos en la toma de decisiones o en la alineación de las prioridades de las instalaciones con los objetivos de negocio de la empresa.

Hacer el cambio a "Facilities Digital" significa automatizar los procesos de negocio de la gestión de la cartera. Continúe leyendo para saber más sobre las cuatro áreas principales en las que puede escanear su gestión para satisfacer las nuevas demandas de oficina.

1. Servicios digitales, de extremo a extremo

Casi todas las funciones de Instalaciones se pueden hacer de forma más eficiente a través de la tecnología. Desde el uso de sensores para detectar lámparas quemadas hasta la automatización de flujos de trabajo usando una plataforma en línea que informa a los proveedores para realizar reparaciones, la tecnología acelera los procesos y permite mayor transparencia, ya que todos los involucrados pueden ver en qué etapa está la solicitud.

Las operaciones se pueden optimizar aún más utilizando datos de uso y rendimiento del edificio para obtener información, como cuándo y cuántos empleados se encuentran en la oficina. Hacer esto no sólo permite capturar datos que antes no eran controlados en papel, pero también genera más datos que se pueden analizar para satisfacer las prioridades de su empresa. Por ejemplo, el espacio de la oficina puede reducirse para ahorrar costos, mientras que los nuevos flujos de ingresos se pueden crear alquilando espacio innecesario a corto plazo.

2. Productividad y retención en el lugar de trabajo

Tener un equipo con los mejores talentos es uno de los mayores activos que una empresa puede poseer. Con cerca de 4 millones de baby boomers que alcanzan la edad de jubilación cada año sólo en los Estados Unidos, es importante empezar a preparar a los millennialls para que ocupen su lugar. Un lugar de trabajo atractivo, con flexibilidad y beneficios, es esencial para esta nueva generación, y la Gestión de Instalaciones es la función de negocios para atender a esa ventaja estratégica.

Los gerentes de instalaciones pueden asesorar al C-Level sobre las estrategias adecuadas y necesarias para crear nuevos niveles de personalización y eficiencia de espacio. Esto puede ocurrir a través de herramientas, como una aplicación, o instalaciones basadas en la nube, que permiten a sus empleados producir y colaborar remotamente con otros compañeros de trabajo.

3. Energía y sostenibilidad

Con las tecnologías de edificios inteligentes cada vez más sofisticadas actualmente, los gerentes de instalaciones pueden llevar la eficiencia energética y la sostenibilidad a nuevos niveles. Por ejemplo, sistemas de administración de energía altamente avanzados pueden detectar patrones de uso complejos y adaptar el uso de la energía con precisión para los ocupantes específicos. El ascenso de las aplicaciones también creó aplicaciones bajo demanda de temperatura e iluminación que los empleados de la oficina pueden bajar en sus dispositivos móviles para controlar la temperatura y la iluminación en una vecindad o zona individual en lugar de un piso entero. Esto crea una situación en la que todos ganan, donde su organización puede ahorrar energía mientras da a los empleados una sensación de control sobre su ambiente.

4. Compliance

Un aspecto fundamental de la gestión de instalaciones es el cumplimiento, que implica la garantía de que todo dentro y alrededor del edificio y de las oficinas esté de acuerdo con las regulaciones gubernamentales y los más altos estándares de seguridad. Lo que solía ser un proceso controlado en informes de papel, largos, costosos y laboriosos puede ser más preciso, más simple y más eficiente con la tecnología.

Antes de la digitalización, un gerente de instalaciones tendría que cerrar personalmente una orden de servicio una vez finalizada la inspección. Ahora, el proceso puede ser confirmado con algunos toques y clics en un dispositivo móvil o en un ordenador. Además de cumplir con las regulaciones gubernamentales, el cumplimiento se extiende internamente. Por medio de sistemas digitales, los gerentes de instalaciones pueden supervisar las relaciones con proveedores en diferentes propiedades al mismo tiempo para permanecer dentro del presupuesto, mientras verificar los cobros en tiempo real permite a los equipos de instalaciones controlar los gastos reales.

Encarando el desafío digital

Por supuesto, la digitalización en la gestión de instalaciones tiene muchas ventajas. Sin embargo, reconocemos que muchos de nosotros enfrentamos obstáculos prácticos y técnicos al adoptarla. El liderazgo puede rehusarse a invertir sin entender el panorama completo. Además, el Facilities Digital no es una única solución, pues cada empresa tendría diferentes necesidades, recursos y estrategias.

¿Cómo usted puede comenzar su viaje digital? Un buen primer paso sería discutir el proceso, los costos y los beneficios de invertir en la digitalización y cómo puede contribuir a las metas y los resultados financieros de su empresa. Usted también puede asociarse con un proveedor de servicios que posee las herramientas, tecnologías y experiencia que usted puede aprovechar. Tener empleados tecnológicamente experimentados y capaces de pensar estratégicamente para liderar el camino también será una enorme ventaja.