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5 consejos para adaptarse a la interrupción laboral durante la pandemia de coronavirus

La preparación para el trabajo remoto durante el COVID-19 requiere que los empleadores proporcionen las herramientas tecnológicas necesarias y un soporte técnico efectivo para mantener la productividad.

De la noche a la mañana, la pandemia de coronavirus ha expandido el límite de las políticas de flexibilidad en las empresas hasta un punto que nunca se consideró posible. Incluso en aquellas que se rigen bajo una cultura de trabajo más tradicional, tal como los servicios públicos y las universidades, están coordinando a su personal de manera remota para mantener la salud de sus empleados y ayudar a reducir la propagación del virus. Incluso las organizaciones que ya habían implementado equipos de trabajo vía remota antes de la crisis, determinaron que será necesario expandir rápida e inesperadamente ese modelo y prolongarlo por un período de tiempo indefinido.

Para las empresas de todas las latitudes y de las diferentes industrias, la interrupción de operaciones en sus instalaciones físicas puede ser inevitable. Serán solo aquellas que puedan manejar la interrupción las que estarán bien posicionadas no sólo para superar el brote sin interrumpir actividades, sino también para enfrentar futuras crisis. En la medida que los empleados empacan sus dispositivos portátiles para trabajar desde ubicaciones remotas, los estrategas especializados en la experiencia de usuario y los líderes inmobiliarios pueden desempeñar un papel fundamental en la configuración de la cultura y productividad laboral donde sea que se realice el trabajo.

Los siguientes son consejos que sirven para garantizar que los empleados tienen las herramientas y el soporte técnico que necesitan para desempeñarse de manera productiva y les sea posible mantener una buena conexión al trabajar vía remota. 

1. Priorizar la salud y el bienestar por encima de todo

A medida que el COVID-19 se extiende hacia un segmento cada vez mayor de la población mundial, la máxima prioridad de cada organización en este momento de crisis debe ser el proteger la salud de su talento, clientes, proveedores y colaboradores. Innumerables organizaciones están demostrando su compromiso para frenar la propagación del virus cerrando total o parcialmente sus instalaciones y desplegando planes de trabajo remoto.

Si bien enviar empleados a trabajar bajo el resguardo de sus hogares mantiene a salvo a un gran segmento de la población laboralmente activa, ¿qué hay de aquellos que no pueden cumplir sus funciones de manera remota? Algunas organizaciones han tomado la medida de poner en cuarentena las operaciones de áreas fundamentales que deben permanecer en funcionamiento, acondicionando espacios físicos donde estos empleados pueden realizar su trabajo sin entrar en contacto con otras personas. Algunas compañías de energía incluso están considerando la idea de que los operadores de las centrales eléctricas duerman en la planta para minimizar la exposición a los gérmenes.

Dichas medidas pueden parecer extremas y seguramente se disolverán cuando el distanciamiento social ya no sea necesario, pero una cosa que la pandemia ha dejado en claro es la importancia de prestar atención a los problemas de “salud del edificio”, tales como ventilación, filtración del aire, limpieza y mayor preparación en la administración de las instalaciones. El deseo de trabajar en edificios saludables no se disipará en corto plazo. 

2. Construir la infraestructura adecuada para el trabajo remoto

En esencia, un lugar de trabajo virtual comparte muchos de los elementos que hay en un espacio físico: lugares dispuestos para la colaboración, el intercambio de ideas y la ejecución del trabajo. Sin embargo, puede significar un esfuerzo hercúleo asegurar que cada empleado cuente con la tecnología mínima para ser efectivo en ese entorno virtual: ordenadores portátiles (laptops), una red privada virtual (VPN, por sus siglas en inglés), una plataforma virtual para intercambio de archivos, acceso a software especializados, un teléfono celular y WiFi de alta velocidad.

Además de esta infraestructura básica, las organizaciones deberán proporcionar acceso a las herramientas adecuadas de colaboración y comunicación para trabajar vía remota. Cuando diseñamos lugares de trabajo, a menudo diseñamos vecindarios para que las personas que deben colaborar se sientan cerca unas de otras. Ahora debemos descubrir cómo recrear el concepto de vecindario en línea. Desde chats internos y aplicaciones de mensajería para soluciones de videoconferencia, equipar a los empleados con herramientas de comunicación (y entrenarlos sobre su uso) puede hacer la diferencia entre una organización conectada y un montón de gente trabajando en aislamiento.

Puede ser útil asignar un gerente responsable de monitorear el espacio virtual de colaboración remota o un equipo de soporte técnico que apoye al personal en su transición. El equipo de soporte podría incluir un diseñador de espacios laborales que facilite asesoramiento y herramientas necesarias para instalar una ergonómica estación de trabajo en el hogar, así como una plataforma virtual de ayuda para los empleados al navegar la complejidad de configurar sus sistemas domésticos. 

3. Combatir la falta de productividad/compromiso con iniciativas de cultura virtuales

En esta nueva realidad cuando, incluso las cafeterías y bares permanecen cerrados en muchas ciudades, trabajar desde casa con sólo un poco de interacción en persona, aunque sea por pocos días, puede hacer sentir solitarias a algunas personas, lo cual puede favorecer la disminución de la productividad y el compromiso.

Las organizaciones deben mantener una postura proactiva ante esta situación para combatir su impacto, tomar medidas para garantizar que los empleados aún se sientan conectados, incluso si no se encuentran cerca. Las charlas virtuales, las horas felices o los clubes de lectura, junto con los juegos y la socialización basada en avatares pueden ser de gran ayuda para lograr ese objetivo. probablemente  no sean el sustituto perfecto para los salas de reunión, barras de café y eventos cuidadosamente seleccionados que ofrecen una buena experiencia de oficina, pero pueden aportar manteniendo un sentido de comunidad hasta que la vida regrese a la normalidad.

Al pensar en formas para reforzar la cultura organizacional, es importante reconocer la variedad de desafíos que los empleados enfrentarán durante el distanciamiento social de COVID-19. Un empleado soltero y extrovertido que trabaja solo desde su pequeño departamento puede sentir una profunda soledad, mientras que otro que sea padre de familia puede estar bajo una intensa presión por cuidar a sus hijos pequeños o administrar la educación desde el hogar en medio de su jornada laboral. Como tal, su deseo / capacidad de participar en eventos culturales virtuales puede diferir, pero todos los empleados pueden beneficiarse con llamadas telefónicas o de video regulares con sus equipos directos sobre asuntos relacionados al trabajo y herramientas de colaboración digital que facilitan su interacción. 

4. Explorar sitios de trabajo alternativo más allá del hogar y la oficina

En algunos casos, los empleados no podrán ingresar a la oficina corporativa como de costumbre, pero trabajar desde casa tampoco es una opción, ya sea porque la naturaleza de sus funciones es demasiado delicada para llevarse a cabo en un lugar no seguro, necesitan acceso a equipos o programas que son inaccesibles de forma remota, o porque su entorno familiar no es propicio para desempeñar un trabajo.

Es por eso que algunas organizaciones están evaluando espacios alternativos de trabajo, como centros de coworking esterilizados. Si está considerando tal opción, es importante tener muy claros sus procedimientos y horarios de saneamiento, y conocer quiénes más tienen acceso a esas instalaciones. A más largo plazo, más organizaciones reconoceránel valor de contar con una red de espacios de trabajo alternativos donde los empleados puedan continuar con sus funciones y ser productivos durante situaciones de emergencia. 

5. Manejar la comunicación como una calle de doble sentido

Mantener una comunicación clara es esencial para proporcionar transparencia durante este tiempo de grandes cambios. Establezca protocolos y pautas de comunicación para informar a los empleados y socios comerciales sobre sus planes de acción ante brotes de enfermedades infecciosas. Una intranet podría facilitar acceso a cualquier información que los empleados estén buscando sobre las políticas y actualizaciones sobre el COVID-19 en el trabajo.

Igualmente importante será garantizar la comunicación y difusión correcta de  información, evitando “noticias falsas” o “infodemias”. (Una “infodemia” es una sobreabundancia de información, alguna precisa y otra no, que dificulta que las personas encuentren fuentes y orientación confiables cuando la necesiten).

Reconozca que los empleados tendrán mucha inquietud sobre el impacto que esta situación tendrá sobre su jornada laboral, y sobre las implicaciones a largo plazo en la economía y su puesto de trabajo. Comuníquese con ellos lo más pronto posible y con frecuencia para informar sobre los impactos de la pandemia en su negocio y las expectativas al respecto de su desempeño durante este período, y procure abrir canales de comunicación para los empleados que tengan dudas e inquietudes.

¿Cómo cambiará la forma de trabajar por el COVID-19?

Es imposible predecir las implicaciones a largo plazo del repentino y masivo cambio al trabajo remoto que vivimos actualmente, pero es posible predecir algunos resultados. Uno de ellos es que los empleados y líderes empresariales abrirán los ojos ante el valor que se puede activar cuando cada individuo tiene la libertad de trabajar donde y cuando le haga más sentido, y eso puede suceder desde casa al menos una parte del tiempo. Sin embargo, es igual de probable que terminemos este período deseando la interacción cara a cara que tanto se ha echado de menos, y con una mejor comprensión de cómo el espacio físico influye en la forma como todos nos sentimos y trabajamos. Los diseñadores especializados en espacios laborales tendrán un papel cada vez más importante que desempeñar en la configuración de lugares y espacios donde sea posible reunirnos, trabajar productivamente e inspirarnos.

DISCLAIMER: JLL y nuestro personal no están autorizados o calificados para guiarlo o influir en la preparación de su propio plan de continuidad para su negocio o en la preparación de planes desde una perspectiva de salud o política pública. Mientras estamos realizando esfuerzo para asegurar en proporcionar una lista actualizada de recursos públicos disponibles, todos los detalles sobre COVID-19, así como las implicaciones de salud y políticas públicas, deben abordarse con el asesoramiento de un especialista independiente.

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