Seis elementos de diseño para una oficina más productiva

Todos los días aparece un nuevo artículo que promociona la nueva "solución de productividad" o una entrevista con un CEO importante sobre cómo se mantiene productivo.

Pero hay límites a lo que una aplicación de meditación guiada, específica para mantenerse enfocado, puede hacer en un lugar que es en sí mismo caótico. Esta es la función del diseño de la oficina inteligente, donde los datos de los empleados se utilizan para crear un entorno que optimiza la productividad.

Estos son los seis elementos más importantes para aumentar la productividad de los empleados en la oficina y ayudarlos por completo, desde su concentración hasta su bienestar:

1. Servicios que facilitan la vida

Una piscina en la azotea es, sin duda, un lujo divertido, pero las instalaciones simples, como las máquinas expendedoras con bocadillos saludables y enérgicos, pueden mejorar la experiencia de los empleados mientras realizan sus actividades diarias.

"El objetivo es hacer que la presencia en el trabajo sea más conveniente y reducir la necesidad de salir de la oficina durante el día", dice Michael Jordan, líder de Estrategias de Productividad en JLL. "Esto tiene un significado diferente para cada empresa, por lo que es importante observar lo que valora un grupo específico de empleados".

Las empresas con empleados mayores, por ejemplo, pueden encontrar que ofrecer servicios médicos en el lugar de trabajo reduce el tiempo que los trabajadores necesitan para estar fuera de la oficina para citas. Las personas más jóvenes pueden preferir el apoyo de una guardería.

La disponibilidad de alimentos gratuitos durante todo el día puede contribuir a mantener a los empleados flexibles, ajustando sus horarios de comidas según el flujo de trabajo y no al revés. "No todos los empleadores pueden mantener una cafetería con un chef exclusivo, pero la mayoría puede lograr beneficios similares con los camiones de comida", dice Jordan.

2. Combinación adecuada en espacios de trabajo.

En las oficinas abiertas, concentradas en un piso, las áreas de trabajo basadas en actividades pueden ayudar a los empleados a sentirse más cómodos, capacitados e inspirados para destacarse. Un ejemplo son los salones casuales, donde pueden ocurrir encuentros improbables y generar más innovación. Las áreas de concentración son igualmente importantes, no solo para trabajos que requieren atención, sino también para proporcionar un espacio relajante para descansar.

3. Luz natural y aire fresco.

La arquitectura de un edificio comercial impacta directamente el funcionamiento cognitivo. Varios estudios muestran los beneficios de tener ventanas grandes que dejan pasar la luz natural, aumentando la productividad, el compromiso y la satisfacción de los empleados. La infraestructura de los edificios, como el sistema HVAC, también tiene un papel indiscutible. La mala calidad del aire puede propagar resfriados y gripe, y un equipo enfermo nunca es productivo.

4. Zonas de silencio.

Los compañeros de trabajo ruidosos son más que una molestia: una encuesta realizada por el World Green Building Council indica que el ruido ambiental puede causar una caída del 66% en la productividad.

"La capacidad de concentración es una de las principales motivaciones de la experiencia del empleado", señala Jordan.

Hay varias opciones para mejorar la acústica, como la instalación de materiales en el techo para el aislamiento acústico o el uso de un ruido blanco suave para ocultar los sonidos en la habitación. Las cabinas telefónicas pueden ayudar a aislar las reuniones por videoconferencia, con el beneficio adicional de proporcionar un espacio privado para las conversaciones.

5. Tecnología en el lugar de trabajo fácil de usar.

La tecnología puede hacer la vida en la oficina mucho más fácil al automatizar tareas rutinarias, como reservar una sala de reuniones. "Mientras más tecnología se pueda incorporar en el lugar de trabajo, más personas se volverán productivas", dice Ed Nolan, responsable de la estrategia del lugar de trabajo en JLL.

Sin embargo, la implementación es crítica. Cuando la tecnología no es intuitiva, los empleados pueden perder un tiempo valioso detrás de las salas de reuniones disponibles o tratando de averiguar si tienen el adaptador adecuado para compartir una presentación

6. Una forma inteligente de recopilar datos

Medir la producción de aquellos que realizan ciertos tipos de trabajo puede ser una búsqueda inalcanzable. “La productividad es una ecuación relativamente simple cuando los empleados fabrican dispositivos. Solo necesita saber cuántos dispositivos producen por hora ”, dice Jordan. "Esta ecuación no funciona cuando se observan todas las diferentes actividades que existen en una empresa, desde el análisis financiero hasta el desarrollo de estrategias comerciales".

Para las organizaciones que quieren lidiar con los problemas de productividad mediante la renovación de su lugar de trabajo, Jordan señala cinco temas a analizar: absentismo, estrés, funcionamiento cognitivo, producción laboral y reclutamiento.

Decisiones juiciosas

Al medir cada intervención de productividad utilizando estos criterios, las empresas pueden obtener conocimientos basados en datos sobre cómo el lugar de trabajo está favoreciendo u obstaculizando el rendimiento.

"No siempre es posible agregar más servicios", advierte Jordan. “Lo principal es poder encontrar la mejor combinación de servicios, la que tendrá el mayor impacto en los empleados. Esto solo es posible cuando usamos los datos para analizar el problema ".